Pierwszy dzień w pracy to dla działu HR finał procesu rekrutacji, a dla pracownika wejście w świat pełen nowości i emocji. Welcome Packi z logo to aktualnie standard w każdej firmie. Nic tak nie wpływa na dobre pierwsze wrażenie i motywację jak dobrze skomponowany zestaw powitalny.
Jak organizować paczki powitalne, aby zawsze były na czas? Co robić, żeby zapasowe Welcome Packi nie zalegały w firmie, ale by dostęp do nich był zapewniony? Co w przypadku firm, które się rozwijają i często rekrutują nowych pracowników? Jak domówić brakującą liczbę Welcome Packów?
Jak wygląda ten proces w praktyce?
Zastanawiasz się, jak to wszystko sprawnie zorganizować, aby działało bez zarzutu? Cały proces opiera się na kilku prostych krokach:
- HR planuje rekrutacje;
- ustalamy zapotrzebowanie;
- przygotowywana zostaje odpowiednia partia Welcome Packów;
- zestawy trafiają do magazynu;
- Magic Pack wysyła je według bieżących potrzeb;
- kontrolujemy stan magazynowy;
- odpowiednio wcześniej uzupełniamy zapas.
Przyjrzyjmy się bliżej temu, jak efektywnie zaplanować i zarządzać tymi etapami.
Jak zaplanować zapas Welcome Packów na podstawie rekrutacji?
Brak odpowiedniej strategii działania w kwestii planowania liczby Welcome Packów często prowadzi do błędów. Są nimi zamawianie zestawów na ostatnią chwilę bez możliwości ewentualnych zmian w paczce lub gromadzenie dużej liczby zbędnych pudełek w firmie. Obydwa przypadki wprowadzają chaos organizacyjny.
Jak go uniknąć?
- przeanalizuj z działem HR średnią liczbę zatrudnień – np. z ostatnich 12 miesięcy. Dowiedz się, ilu nowych pracowników firma zatrudnia średnio w skali miesiąca oraz w których miesiącach najczęściej przeprowadzana jest rekrutacja;
- sprawdź, jak długo trwa proces zamawiania, kompletowania i wysyłki paczek;
- uwzględnij zamówienie z zapasem
- postaw na gotowe zestawy – idealnie skomponowane pod względem zawartości, z kompletnym brandingiem, estetycznie zapakowane. Nic tak nie psuje wrażenia, jak niekompletny Welcome Pack z przypadkowymi elementami, dobranymi z braku tych, które oryginalnie miały znaleźć się w zestawie.
Gotowe Welcome Packi są praktyczniejsze od gromadzenia pojedynczych elementów z logo i tworzenia z nich własnych paczek. A przygotowany zawczasu zapas bezpieczeństwa będzie idealny na wypadek dodatkowych rekrutacji.
Sprawdź, jakie Welcome Packi oferujemy pracownikom!
Jak zarządzać Welcome Packami?
Praktyczne Welcome Packi – to właśnie pracownicy lubią najbardziej. Najlepsze są uniwersalne, w których znajdują się przedmioty codziennego użytku, przydatne w biurze i w domu. Dlatego jako podstawę wyposażenia paczki powitalnej traktuje się kilka bazowych elementów. Są to:
- artykuły piśmiennicze (notatniki, długopisy);
- kubki termiczne, bidony;
- plecaki, etui na laptopy;
- drobne gadżety elektroniczne;
- opcjonalnie można zdecydować się też na tekstylia (jak skarpetki z logo, koszulki, czapki, szaliki itp.).
Warto pamiętać, że Twoja firma może posiadać bezpieczny zapas zestawów, ale wcale nie musi trzymać ich we własnym biurze czy magazynie – idealnym rozwiązaniem jest przechowanie ich u zewnętrznego partnera, takiego jak Magic Pack!
Czy lepiej kompletować pojedyncze elementy, czy zamawiać gotowe zestawy? Tutaj zdania są podzielone, chociaż czasami uzupełnienie paczki o jeden konkretny element, którego nagle zabrakło, może okazać się trudne. Personalizowane zestawy z logo, spójne z kolorystyką i charakterem marki, po prostu się sprawdzają. Nie wymagają poszukiwania jednego, konkretnego elementu, ponieważ stanowią całość.
Dlatego w firmach, które prowadzą regularną rekrutację, warto zamawiać większe pule zestawów, trzymać je w profesjonalnym magazynie zewnętrznym, regularnie śledzić stan magazynowy zakupionych Welcome Packów oraz być na bieżąco z rekrutacjami prowadzonymi w firmie.
Jak często uzupełniać zapasy?
Trudno odpowiedzieć jednoznacznie, ponieważ częstotliwość zamawiania jest uzależniona od liczby przeprowadzanych rekrutacji. Warto kontrolować stany magazynowe zamówionych Welcome Packów przynajmniej raz w miesiącu. Ustal bezpieczną ilość na stanie i jeśli liczba zestawów spadnie poniżej tego poziomu, warto rozpocząć proces ich uzupełniania.
Należy unikać sytuacji, w której dział HR na dzień czy dwa przed onboardingiem dowiaduje się o braku zestawów lub poszczególnych produktów. Tak się może zdarzyć, jeśli Welcome Packi komponowane są na bieżąco z pojedynczych elementów. Regularny przegląd stanów magazynowych pozwala na zaplanowanie zamówienia i daje czas na ewentualne uzupełnienie zestawów lub zmiany jednego elementu na inny.
Zamawianie zestawów gotowych Welcome Packów jest wygodne i praktyczne – eliminuje ryzyko braku któregoś z produktów.
100 gotowych paczek i kolejne rekrutacje – co zrobić, gdy zabraknie niewielkiej liczby zestawów?
Co zrobić w przypadku, gdy pula stu zamówionych zestawów nagle się wyczerpuje, a w najbliższym czasie do zespołu ma dołączyć kilkanaście nowych osób? Rozpoczynanie całego procesu koncepcyjnego i logistycznego od zera to niepotrzebna strata czasu.
W Magic Pack rozwiązujemy ten problem, łącząc elastyczną produkcję z outsourcingiem. Kluczem jest prosta zasada: Twoja firma zawsze ma bezpieczny zapas paczek, ale nie musi trzymać ich we własnym biurze. Przejmujemy na siebie cały ciężar logistyki:
- zewnętrzne magazynowanie – gotowe pakiety czekają w naszych magazynach, zwalniając cenną przestrzeń w Twojej firmie;
- szybkie uzupełnianie braków – gdy zapas topnieje, po prostu dorabiamy potrzebną liczbę identycznych zestawów. Jako stały klient nie musisz martwić się o problemy z realizacją tak małych nakładów;
- bieżący monitoring i wysyłka – śledzimy stany magazynowe i dystrybuujemy paczki bezpośrednio do biura lub na domowy adres pracownika, jeśli pracuje zdalnie;
- ciągłość onboardingu – nowy pracownik zawsze otrzymuje pełnowartościowy, spójny zestaw na czas, bez improwizowania z przypadkowymi gadżetami.
Dzięki takiemu modelowi zyskujesz pełną kontrolę nad procesem, pozbywasz się pudełek z korytarzy, a w razie nagłej rekrutacji braki uzupełniane są niemal automatycznie.
Magic Pack – Welcome Packi idealne
Korzystając z oferty Magic Pack, zyskujesz nie tylko dostęp do świetnie skomponowanych Welcome Packów (oraz innych zestawów okolicznościowych), ale także pełną kontrolę nad swoimi zamówieniami – bez angażowania miejsca w biurze, bez stresu i ryzyka, że w ostatniej chwili zabraknie zestawu dla nowego pracownika.
Dzięki intuicyjnemu panelowi online w każdej chwili sprawdzisz aktualny stan magazynowy i zlecisz wysyłkę kolejnych paczek za pomocą kilku kliknięć. Zadbaj o bezbłędny onboarding i zyskaj partnera, który całkowicie odciąży Twój dział HR w logistyce!
Sprawdź teraz naszą ofertę magazynowania i obsługi logistycznej Welcome Packów!
